Văn hoá nhắn tin giao tiếp hiệu quả hơn trong công việc

( Nino24 ) - Văn hoá nhắn tin giao tiếp hiệu quả hơn trong công việc

Hôm qua đọc bài post của chị Chi - The Present Writer - mình đọc được bài “Văn hóa nhắn tin" rất hay, rất ưng ý mình, nên mình tổng hợp lại ở đây để khi anh em nhắn tin có thể áp dụng và có thêm kinh nghiệm của mình nữa. Nó sẽ giúp công việc hoặc cái anh em đang cần đạt được trở nên nhanh, mượt, giao tiếp hiệu quả hơn nhiều. 

Đừng gửi tin nhắn mà không có nội dung cụ thể

Bản thân mình vẫn hay gặp những tin nhắn dạng này: “Hi anh”, “Chào Luân”, “Luân ơi có rảnh không mình hỏi điều này”, “Luân ơi hỏi cái này”… nhưng sau đó không thấy nội dung gì khác. Việc này khiến mình sẽ phải chat lại với bạn để hỏi về vấn đề, rồi sau đó bạn mới chat lại về cái bạn cần hỏi, và cuối cùng mình mới trả lời cho bạn. Tức là tốn mất 4 lượt tin, bạn mới có được thông tin bạn cần.

Sẽ hiệu quả hơn nếu ngay từ đầu bạn đi thẳng vào vấn đề. “Hi Luân, cho mình hỏi vì sao con MacBook Pro của mình nó lại được cài sẵn Windows và không có logo quả táo”. Như vậy khi người khác đọc được tin nhắn của bạn, người ta có thể bắt đầu trả lời ngay lập tức và bạn đã có thể bắt đầu tiếp nhận thông tin sau chỉ 2 lượt nhắn. Tiện cho bạn, và tiện cho cả người bạn hỏi.

Trong công việc cũng thế, bạn cần hỏi đồng nghiệp về vấn đề nào thì cứ “chào anh / chị, cho em hỏi là XYZ ABC 123”. Đi thẳng vô chuyện bạn cần hỏi luôn, không cần chào xã giao rồi chờ người kia trả lời đâu.

Đừng dùng những từ khó hiểu

Đương nhiên rồi, cái này chắc không cần nói nhiều. Viết tắt mà nhiều người hiểu, hoặc người trong cùng lĩnh vực, cùng công ty hiểu thì không sao, nhưng bạn viết cho người ngoài mà vẫn giữ kiểu viết đó thì nhiều khi người ta nghĩ sai, bạn phải mất công đính chính lại thông tin, lại mất thêm vài lượt nhắn và mất thời gian của cả hai người.

Đặc biệt khi bạn giao tiếp với người không cùng lĩnh vực thì hãy viết đầy đủ ra, vì không phải ai cũng hiểu hết mọi từ viết tắt đâu nhé.

Tìm hiểu trước khi hỏi, giờ Google dễ mà

Anh em chỉ cần lên Google tìm một phát có khi là đã có câu trả lời rồi, đó là cách nhanh và hiệu quả hơn rất nhiều cho bạn thay vì cái gì bạn cũng đi nhắn hỏi. Khi nào đã tìm hiểu rồi mà vẫn chưa rõ thì hỏi sẽ ok, vừa cho người khác biết là bạn đã làm cái XYZ nhưng bị kẹt ở chỗ ABC để người ta “gãi đúng chỗ ngứa” cho bạn, vừa giúp tiết kiệm thời gian cho chính bạn.

Tinh tế sinh ra cũng vì mục đích đó đó. Ngày xưa cuhiep cứ phải đi trả lời câu hỏi của bạn bè về những thứ lặp đi lặp lại, thế thôi sẵn làm luôn một cái forum kiêm thông tin, ai cần có thể tìm lại nhanh chóng, bạn không phải nói thủ công ngay từ đầu.

Còn nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu, thì một cách hỏi hay là “anh chị cho xin từ khóa để tìm kiếm về vấn đề này”. Có khi chỉ vài ba từ để bạn cầm đi Google thôi cũng đã giải quyết xong vấn đề rồi. Trên các group về lập trình, mình thấy nhiều bạn đang áp dụng cách này để hỏi. “Em muốn làm cái A, cái B, cái C, anh chị cho em xin từ khóa để em search”. Quá chuẩn. Người khác không phải mất công nói nhiều bạn, còn bạn thì có được thông tin cần thiết nhanh hơn.

Nếu bạn vẫn chưa rành cách Google, hoặc thường xuyên tìm kiếm nhưng không ra câu trả lời cho vấn đề của bạn, thì khả năng cao là bạn dùng từ khóa không đúng. Mình từng chia sẻ kinh nghiệm về tìm kiếm của mình, mời các bạn tham khảo:

Đề nghị có chừng mực và Tôn trọng, cảm ơn người khác sau khi đã giúp mình

Đơn giản rồi, đọc tiêu đề là hiểu, chắc không cần nói thêm cho anh em đâu nhỉ. Văn hóa cơ bản.

Mình bổ sung thêm một số thứ sau, liên quan đến lĩnh vực công nghệ

Hãy gửi kèm theo hình, link, video hoặc đoạn chữ mà bạn đang nói tới

Để người trả lời có thể biết chính xác về vấn đề của bạn, một tấm hình chụp cái lỗi, một đường link mà bạn đã tìm thấy nói về vấn đề trên con máy của bạn, hay một đoạn code mà bạn viết nhưng chạy không được… là những thứ giúp người khác hình dung rõ về cái bạn đang cần giúp. Người ta có thể nhanh chóng chỉ ra vấn đề cho bạn chỉ bằng cách lướt qua những thứ này. Lại một lần nữa, tiết kiệm thời gian cho bạn và cho người khác.

Nhớ dùng đúng tên của cái bạn đang nói đến

Trong lĩnh vực của mình, tên riêng là chìa khóa để biết bạn đang nói về vấn đề gì. Ví dụ, bạn hỏi về một kĩ thuật, một framework nào đó, thì lúc chat nhớ đính kèm thông tin đó vào để người ta còn biết. Hoặc bạn hỏi ý kiến về một con máy cụ thể nào đó thì cũng nhớ đưa tên của máy vào nhé, càng cụ thể càng tốt.

Dưới đây là một số lời khuyên của mình về văn hoá nhắn tin trên mạng:

1-Đừng bao giờ gửi những tin nhắn không có nội dung cụ thể: Ví dụ: “Hi anh”, “Chị rảnh chat với em được không?”, “Em hỏi chút được không?”…Những người bạn muốn hỏi ý kiến/xin trợ giúp thường rất bận rộn, họ không dán mắt vào điện thoại cả ngày để check message, chat chit với người lạ. Vì vậy, bạn có câu hỏi nào thì nên vào đề ngay và nói cụ thể: “Chào anh/chị. Em là… Em biết anh/chị từ… Em có câu hỏi như sau mong anh/chị giúp trả lời…”.

Ngay cả khi bạn không có câu hỏi mà chỉ muốn tâm sự cá nhân. Bạn cũng nên viết hết ra, thay vì đợi phản hồi để nhắn tin qua lại như khi chat với bạn bè thông thường. Câu chuyện quá dài thì bạn có thể email thay vì nhắn tin.

2-Đừng nhắn với teen code, từ viết tắt, ký tự khó hiểu: Đã bao nhiêu lần mình mở tin nhắn ra và không thể dịch nổi bạn viết gì vì quá nhiều teen code. Viết như vậy không chỉ gây khó hiểu mà còn thể hiện sự thiếu tôn trọng đối với người đọc. Mình có thể hơi bảo thủ trong vấn đề này một chút vì mình là người viết. Nhưng sự thật là không ai muốn trả lời một tin nhắn mà họ đọc không hiểu gì.

3-Tìm hiểu kỹ trước khi hỏi: Trước khi nhắn hỏi ai điều gì, bạn nên làm một vài cú search nhanh xem họ đã nói về chủ đề này ở đâu chưa, mình có thể tự tìm thông tin ở đâu thay vì hỏi hay không… Bản thân mình làm nhiều nội dung ở nhiều nền tảng và mình cũng làm khá lâu rồi nên mình hiểu tìm kiếm thông tin tổng hợp không phải là dễ. Tuy nhiên, nếu mình mới đăng một video chia sẻ cách viết tiếng Anh hôm qua mà hôm nay bạn nhắn hỏi mình nội dung y hệt: “Chị chỉ em cách viết tiếng Anh tốt đi ạ” thì rất tiếc, mình không thể trả lời bạn.

Nhưng mình đánh giá cao và rất thích trả lời những bạn nói: “Em đã đọc bài của chị về chủ đề XYZ nhưng ý nhỏ này em muốn hỏi lại để nhờ chị làm rõ hơn…”; hay “Em có tìm kiếm trên trang của chị, nhưng hình như chưa thấy chị làm về đề tài này, chị có thể trả lời giúp em…”; hay “Em đã tìm kiếm Google nhưng thông tin chung chung quá, chị giải thích giúp em phần này…” Điều này chứng tỏ bạn đã làm “homework” trước khi hỏi xin ý kiến—một cách làm không lười biếng.

4-Đề nghị có chừng mực: Mình từng nhận rất nhiều tin nhắn nhờ làm hộ bài tập về nhà tiếng Anh, biên tập hộ bài luận, gợi ý hộ đề tài viết bài trên lớp… Những đề nghị này không chỉ trái với đạo đức giáo dục của người làm nghề như mình mà còn khiến mình cảm thấy sao các bạn nghĩ người khác rảnh rang làm việc hộ cho bạn dễ quá vậy . Đó là còn chưa kể tới những lời đề nghị “kém duyên” như chia sẻ thông tin cá nhân (tuổi tác, cân nặng, hôn nhân…) hay yêu cầu người khác phải làm cái này, cái kia để phục vụ mục đích của riêng bạn. Những đề nghị qua tin nhắn (nhất là lần đầu) rất nên có chừng mực.

5-Tôn trọng và cảm ơn vì thời gian người khác dành cho mình: Nếu ai đó dành thời gian bận rộn trong ngày của họ để trả lời tin nhắn, hỗ trợ bạn điều gì đó, đừng quên cảm ơn họ (kể cả khi chia sẻ của họ có giúp được bạn hay không). Đó là phép lịch sự tối thiểu ở trong mọi giao tiếp xã hội, online hay offline.

Mình hy vọng những chia sẻ ngắn này giúp bạn hiểu hơn về văn hoá nhắn tin trên mạng — nhìn từ góc độ của một người hàng ngày nhận rất nhiều tin nhắn (và luôn cố gắng trả lời nhiều nhất có thể) .

Nguồn :

Người viết :

Biên soạn lại : Nino24

longhuong, Hosting Viet Khuyen mai, Tool Rut Gon Link, Tool tang nhanh traffic, Tool check IP PC online, Hang Xach Tay My, Tin nhan SMS mien phi, The gioi da phuong tien mobile, Dich vu sua chua may tap the duc, Lap dat Camera


Nhập địa chỉ email vào form bên dưới để nhận được tin từ đề tài này sớm nhất
( Vui lòng kích hoạt email khi nhận được link kích hoạt nhé )

Nếu thấy hay thì click vào nút thích (Like) bên dưới nhé ! Thanks !

00:30